La situation actuelle nous a forcé en un clin d’oeil à rester productif tout en restant à domicile. Comment faire pour réaliser le transfert le plus facilement possible ? Nous travaillons avec un « écosystème remote » depuis le début de nos activités et partageons avec vous nos cinq outils magiques pour pouvoir travailler de manière efficace quel que soit l’endroit où vous vous trouvez. 

Déjà fervent des outils digitaux, nous avons développé la pratique de bon nombre d’applications. Nous avons retenu celles qui nous sont les plus indispensables dans notre pratique quotidienne.

👉  Zoho : le coeur de nos activités made in India

Zoho est une suite de logiciels unique et puissante permettant de gérer toutes les activités d’une entreprise.  Grâce à ces 40 modules intégrés, il permet de gérer entre autres

  • sa base données avec Zoho CRM,
  • ses finances et sa facturation avec Zoho Books et Finance,
  • ses emailings et marketing automation avec Zoho Campaign/ Marketing Hub,
  • ses réseaux sociaux avec Zoho Social,
  • ses ressources humaines avec Zoho People.

Nous sommes d’accord que l’extension social (par exemple) ne propose pas toutes les possibilités d’un outil dédié à la gestion des réseaux sociaux, par conter nous sommes convaincus que les fonctionnalités de ces modules suffisent largement pour la gestion d’une PME.

Et le côté qui nous plaît particulièrement c’est que toutes les applications peuvent communiquer entre elles et que l’ensemble de la suite Zoho ne coûte que CHF 35.-/ mois et par utilisateur. On est conquis! Comme toute solution sa mise en place peut être longue donc soit vous êtes un peu geek et vous mettez tout en place à l’aide des nombreux tutoriels qui existent en ligne, soit vous préférez passer par un Zoho Partner qui s’occupe de la configuration pour vous. 

Pour ceux qui souhaitent tester la bête, Zoho offre un mois gratuit sur ces modules!

👉  Google Drive: notre référence pour le partage de documents

A-t-on encore besoin de présenter Google et sa G Suite qui a déjà séduit des milliers d’utilisateurs dans le monde ? Sûrement pas ! Nous allons donc directement vous expliquer notre utilisation chez Declic.

Nous n’utilisons que la fonctionnalité Google Drive proposé par dans la G Suite. Elle nous est pratique pour partager facilement des documents avec nos clients et faire des modifications en temps réel en étant plusieurs personnes sur le même fichier. Sur ce point là, ils sont imbattables (désolée Zoho Workdrive).Les 15 premiers Go de stockage sont gratuits. C’est tout ce qu’il nous faut pour le partage avec nos clients. 

👉  Slack: notre messagerie de discussion instantanée pour faciliter la discussion 

Travailler chacun de son côté est une chose mais arrive un moment où il faut pouvoir échanger au sein de l’équipe ou avec nos clients de manière simple et rapide pendant la gestion du projet. Pour se faire, nous travaillons avec la version gratuite de Slack. 

Slack est une plateforme de communication collaborative qui fonctionne avec un système de chambres. Chaque entreprise peut se créer son espace de travail au sein duquel elle invite des utilisateurs. Elle organisera ensuite des canaux (par projet par exemple) et assignera des utilisateurs à ses canaux. Et c’est parti ! Les échanges peuvent se faire ainsi facilement, réduisant le nombre d’emails. Des fichiers peuvent être partagés et commentés. Slack se connecte simplement à votre google drive ou à Zoom, Trello et j’en passe.

L’accès se fait via le web ou via une application. La version gratuite permet déjà de consulter 10’000 messages, stocker 5Go de fichiers et lier à 10 applications tierces. Le premier pack débute à env CHF 6,50 par mois et par utilisateur.

Au niveau sécurité, pensez à configurer vos canaux en format privé.

👉  WhatsApp: notre messagerie de discussion instantanée personnelle entre les membres de l’équipe

Entre collègues, on parle de travail mais pas seulement. alors pour se détendre un peu et échanger des vidéos virales humoristiques en tout genre, nous avons un groupe What’s App. Le but et de pouvoir également conserver un échange social. a moins d’une urgence professionnelle, nous gardons What’s App pour des échanges extra-professionnels.

👉  Zoom: notre application de visioconférence

Pour pallier au rendez-vous et autres séances clients ou d’équipe, nous travaillons avec Zoom. L’un des géants de la vidéoconférence dans le monde. L’application nous permet d’organiser rapidement des réunions, de partager nos écrans mais surtout de se voir et de continuer les échanges. Pour ceux qui ne souhaitent pas montrer le cadre de leur bureau de fortune l’option du fond virtuel peut-être utile! Si le nombre d’utilisateurs Slack a drastiquement augmenté avec l’arrivée du Covid-19, ces faiblesses sont aussi revenues sur le devant de la scène. Des soucis de cryptage comme de partage de données avec Facebook ont un peu entachés sa réputation. Alors faut-il cesser de l’utiliser ? A notre avis non. Zoom a pris acte de ses erreurs et les a rectifiées. Nous continuons de l’utiliser tout en restant prudent sur le fait de ne pas stocker de conversations sur leur cloud par exemple. Les reproches envers Zoom peuvent aussi être répliqués envers Google, Slack ou d’autres. A nous de rester prudent dans la nature des échanges et la confidentialité de certaines informations. Pour ceux qui préfèrent la version locale, jetez un oeil du côté d’Infomaniak qui continue de développer des solutions suisses pour parer à ces propositions mondiales. Citons ici par exemple le cas de SwissTransfert qui n’a rien a envier à son grand frère américain. 

Le dernier point auquel nous sommes attentifs est la qualité de notre réseau car sans lui nous ne pouvons pas travailler efficacement. Une connexion de qualité fait donc partie des impondérables. Maintenant il faut aussi être conscients que les réseaux sont bien évidemment surchargés. Une astuce à mettre en place est de réduire le nombre d’appareils connectés simultanément au réseau wifi et de même accéder au réseau par le moyen filaire pour certains.

Vous l’aurez compris de nombreux programmes permettent de créer l’univers à distance dont on a besoin. Les technologies actuelles permettent de travailler à distance sans inconvénient pour la nature du business de l’entreprise. Espérons que cette période particulière encourage plus de PME à offrir cette flexibilité à leurs collaborateurs.

 



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